Règlement et fonctionnement de la salle polyvalente Marcel Pagnol

 

 

ARTICLE 1

  La salle polyvalente est louée à toute personne intéressée avec cependant une priorité aux familles et associations « viroises ». Sa capacité est limitée à 150 personnes en restauration. Un dépassement de sa capacité d'accueil entraverait les règles de sécurité. Les autorisations d'utilisation sont données à titre rigoureusement personnel et ne peuvent être cédées à des tiers sous aucun prétexte. La demande de location fera l'objet d'une déclaration précisant entre autre le caractère public ou privé de la manifestation. Dans le cas de manifestations publiques celles-ci devront être à «guichet fermé »

 ARTICLE 2  

 La location s'effectue en fonction des choix conformément aux indications données par le tarif joint au présent règlement :

La salle est louée pour le week-end soit 2 jours – du vendredi 17 H au lundi 8 H.

Lorsqu’un jour férié est accolé au week-end, une majoration de 50 € sera automatiquement appliquée.

Au terme de la location, la salle doit être vide et propre, l’entretien est assuré dés le lendemain 8 H 00 par le personnel.

 

ARTICLE 3

 Les prix sont fixés par le Conseil Municipal pour l'année civile en cours.

A compter du 1er janvier 2017 :                   Location du week-end                                                  400 €

                                                                       Week-end exceptionnel de 3 jours                                 450 €

                                                                         Location pour le Jour de l’An                                        500 €

                                                                         Location hors Week-end avec cuisine -1jour                200 €

                                              Location forfaitaire de la vaisselle :   45€                                                           

                                               Location de la sono. (Caution 230 €)    50 €

 

Le dépôt d’un chèque de caution de 500 euros sera demandé à chaque locataire, à la réservation, celui-ci sera rendu à la réception de la salle, le lundi matin.

 

ARTICLE 4

 Les associations viroises seront bénéficiaires d'une mise à disposition gratuite 1 fois par an et d'une mise à disposition égale à 50 % également 1 fois par an. Au delà, le prix pratiqué sera à taux plein.

 ARTICLE 5

 Les écoles seront bénéficiaires d'une mise à disposition gratuite 1 fois par an pour chaque classe des écoles maternelle et élémentaire, ainsi qu'une fois par an pour chaque groupe scolaire élémentaire et maternelle.

 ARTICLE 6

 Compte tenu des avantages donnés par les articles 4 et 5 pour les associations et les écoles, il ne sera pas accordé en cours d'année d'autre réduction même à caractère exceptionnel.

 ARTICLE 7

 Nettoyage : Dans tous les cas, le nettoyage de la salle sera réalisé par l'utilisateur. Veiller tout particulièrement au bon entretien de la cuisine, dans le cas contraire, 65 euros correspondant aux frais de nettoyage seront facturés au locataire. Bien respecter la notice d’entretien du lave vaisselle.

On entend par nettoyage :

- le balayage des sols,

- le lavage des sols carrelés et des sanitaires,

- la vaisselle, les tables, les chaises et les appareils ménagers devront être rendus propres.

 Il est strictement interdit de sortir le matériel, les tables et les chaises hors de la salle, sauf accord préalable du Maire ou de l'Adjoint concerné. Il est également interdit de tirer, traîner tables et chaises. Il faut utiliser les chariots prévus à cet effet pour déplacer le matériel.

 Le locataire veillera à effectuer le tri des déchets dans les containers ou sacs qui seront mis à sa disposition.

 Rangement : Si le locataire trouve des tables et des chaises installées au préalable pour le service de la cantine scolaire, il lui reviendra de dégager l’espace à sa convenance. Le mobilier devra être mis à la même place pour la fin de la location. Des photographies de la disposition des tables et chaises sont affichées dans la salle pour aider à cette opération.

 ARTICLE 8

 Outre les prescriptions contenues dans le présent règlement, l'organisateur sera tenu d'observer toute prescription d'ordre général concernant le bon ordre, la tenue des participants (notamment vis à vis des propriétés voisines) et la sécurité dans les établissements recevant du public ; durant toute la manifestation, les portes (entrée, portes de secours) ne doivent pas être fermées à clef.

A toute heure d’ouverture de la salle, mais plus particulièrement après 22 heures, les sources sonores ne devront pas gêner le voisinage. Un limiteur acoustique installé dans la salle, prévoit une limitation sonore à 98 Dba. 

Ce limiteur avertit par un signal lumineux trois fois de suite lorsque le bruit atteint la limite maxi autorisée. Si les dépassements persistent, une coupure de courant de 15 à 20 secondes se réalise automatiquement au niveau des prises de courant. Le redémarrage est lui aussi automatique. Ces coupures peuvent cependant occasionnées des risques de détérioration du matériel de sonorisation. Si le matériel communal s’avérait détérioré par une ou des coupures répétées dans la même journée, la réparation serait à la charge du locataire. Pour tout autre matériel de sonorisation, la commune décline toute responsabilité en cas de détérioration due à un dépassement du niveau sonore autorisé.

Aucune intervention manuelle n’est autorisée sur le limiteur acoustique ; seule est habilitée à intervenir une société agréée. Toute intervention de celle-ci justifiée par une utilisation des locaux de façon non réglementaire entraînerait la « refacturation » au locataire de la totalité des frais inhérents à celle-ci, en plus des frais d’amende et de police (voir arrêté du 25 juillet 2002).

 ARTICLE 9

 La commune n'est aucunement responsable du matériel entreposé par l'utilisateur, ou des vols commis pendant la manifestation. Il appartient à l'utilisateur de se garantir contre ce risque auprès de son assureur.

 ARTICLE 10

 Toutes déclarations de manifestations auprès des administrations concernées incombent à l'organisateur. Il en assure le règlement des taxes correspondantes.

 ARTICLE 11

 En matière de vente de boissons, l'utilisateur devra respecter scrupuleusement la réglementation en vigueur.

 ARTICLE 12

  La location de la sono est liée au dépôt d'un chèque de caution de 230 € qui sera restitué lors du contrôle par l'agent communal.

 ARTICLE 13

 Des arrhes correspondant à la moitié du tarif de location seront demandées dès le jour de réservation de la salle.

Les arrhes ne seront restituées que si l’annulation intervient au moins 2 mois avant la date de la manifestation. Passé ce délai, en cas de force majeure seulement et seulement après avis du Maire, une demande de remboursement peut être éventuellement honorée.

Les chèques doivent être libellés à l'ordre du Trésor Public.

Le règlement définitif de la salle se fera lors de la réception le lendemain de la location au secrétariat de Mairie.

ARTICLE 14

 Un constat des lieux et matériel sera obligatoirement effectué par l’utilisateur avant toute prise de possession, en présence d’un représentant de la commune habilité à cet effet et qui doit être traité avec tous les égards qui conviennent. La signature de l’utilisateur apposée au bas de la fiche d’inventaire confirmera son accord sur l’état des locaux et du matériel à la date du constat.

En conséquence, aucune contestation ne sera admise, par la suite, à ce sujet. Un jeu de clef sera remis à l’intéressé(e) après entente avec le représentant de la commune.

  ARTICLE 15

 Le locataire devra, à son gré, souscrire une assurance (responsabilité civile) lors de la réservation de la salle, pour tout dommage causé aux tiers, dont la commune.

 ARTICLE 16

Sont remis à l’utilisateur de la salle :

- 1 contrat de location

- 1 copie du Présent Règlement Intérieur de location de la salle

- 1 liste de l’inventaire des articles de cuisine et de l’état des locaux signés par l’utilisateur d’une part et le représentant délégué(e) de la commune.

 ARTICLE   17

 Après utilisation, seule la personne ayant apposé sa signature au bas du présent règlement, est autorisée à remettre les clefs de la salle au représentant délégué(e) de la commune et un constat de lieux et du matériel sera de nouveau effectué entre les deux parties, à une date et une heure fixées au préalable par la mairie ; tout bris ou manque de matériel (chaises tables, vaisselles) ou détérioration des locaux feront l’objet d’une facture (voir détails tarif joints).